BPMN procesų modeliavimas: keturi žingsniai link efektyvios sistemos

BPMN leidžia matyti, kaip informacija ir darbų srautai juda per procesą.

Proceso ribų apibrėžimas yra žingsnis, užtikrinantis bendrą supratimą apie kokį procesą eina kalba. Pavyzdžiui, standartinis pardavimų procesas gali būti skirtingai interpretuojamas skirtingų darbuotojų ar skyrių, todėl būtina aiškiai nustatyti jo ribas.

Pateiktame pavyzdyje pardavimų procesas turi:

• Pradžios tašką: momentas, kai gaunamas užklausimas iš kliento

• Pabaigos tašką: momentas, kai užklausimas virsta užsakymu

Svarbu atkreipti dėmesį, kad šis pardavimų procesas nesitęsia iki užsakymo įgyvendinimo - tai jau kito proceso (užsakymų valdymo) dalis.

Proceso ribų apibrėžimas taip pat padeda darbuotojams geriau suprasti savo vaidmenį ir atsakomybes konkrečiame procese.

1. Aiškiai apibrėžta proceso pradžia ir pabaiga

Matavimo taškai procese yra kritiniai kontrolės elementai, leidžiantys valdyti ir tobulinti proceso eigą. Paveikslėlyje matomi keturi esminiai matavimo taškai:

1. Užklausimų skaičius - kiek užklausimų gaunama

2. Kiek užklausimų atmetama per pirminį vertinimą

3. Standartinių ir nestandartinių užsakymų santykis paruoštuose pasiūlymuose

4. Gautų užsakymų rodikliai (atskirai standartiniams ir nestandartiniams gaminiams)

Šie matavimo taškai nėra universalūs - kiekvienos įmonės atveju atsižvelgdama į specifiką ir tikslus. Reikia nusistatyti tuos taškus, kurie suteiks vertingiausią informaciją proceso valdymui.

Tačiau pats principas išlieka - be aiškiai apibrėžtų matavimo taškų neįmanoma objektyviai vertinti proceso efektyvumo ir identifikuoti tobulintinų vietų.

2. Nustatyti konkretūs matavimo taškai

Procese egzistuoja veiksniai, kurie turi didelę įtaką galutiniam rezultatui. Pavyzdžiui, gamybos įmonėje, gaminančioje standartinius ir nestandartinius gaminius, galima išskirti tris pagrindines kritines vietas:

1. Vertinimo standartas
   Pirminio užklausimo vertinimo etapas yra kritinis, nes čia priimamas sprendimas dėl tolimesnės užklausimo eigos.

2. Informacijos kokybė
   Surinktos informacijos išsamumas ir tikslumas tiesiogiai įtakoja visą tolimesnę proceso eigą. Svarbu užtikrinti, kad būtų surinkta visa reikalinga informacija, leidžianti priimti teisingus sprendimus dėl gamybos galimybių.

3. Atsakymo trukmė
   Laikas, per kurį įmonė sugeba įvertinti nestandartinio produkto gamybos galimybes ir pateikti atsakymą klientui, yra kritinis faktorius. Per ilgas atsakymo laikas gali lemti užsakymo praradimą, o per skubotas vertinimas - netikslius gamybos įsipareigojimus.

Kritinių vietų gali būti ir daugiau - jos priklauso nuo konkretaus proceso specifikos.

3. Kritinius taškus įtakojantys veiksniai

Standartizuota darbo eiga yra visų ankstesnių proceso elementų - apibrėžtų proceso ribų, matavimo taškų ir kritinių vietų - sujungimas į vieną koordinuotą sistemą. Tai tarsi organizmo nervų sistema, užtikrinanti sklandų visų dalių bendradarbiavimą.

Šis sisteminis požiūris prasideda nuo aiškaus pirminio vertinimo standarto. Gavus užklausimą, reikia turėti:

• Vertinimo metodiką

• Aiškius sprendimų priėmimo kriterijus

• Nustatytus veiksmų algoritmus skirtingoms situacijoms

Taip pat svarbu turėti aiškias gaires situacijoms, kai gamyba yra stipriai apkrauta. Tokiais atvejais:

1. Vertinami gamybos pajėgumai

2. Taikomi prioritetizavimo kriterijai

3. Sprendžiama dėl pasiūlymo ruošimo tikslingumo

Standartizuota sistema turi būti lanksti ir atsižvelgti į resursų prieinamumą:

• Kai gamybos pajėgumai laisvi - galima ruošti pasiūlymą, jei atitinka minimalius reikalavimus

• Kai gamyba apkrauta - taikomi griežtesni vertinimo kriterijai

4. Standartizuotos darbo eigos sukūrimas: sistemos suvienijimas

• Apibrėžia proceso pradžią ir pabaigą

• Nustato konkrečius matavimo taškus

• Identifikuoja kritines proceso vietas

• Pateikia aiškias veiksmų instrukcijas

• Nurodo rodiklių stebėjimo ir vertinimo metodiką

Visa tai susijungia į vientisą sistemą, kuri:

Norite sužinoti, kur jūsų įmonės procesuose slypi kritiniai taškai ir kaip juos būtų galima automatizuoti?