Griežta tvarka įmonėje: kas slypi už taisyklių?

Įsivaizduokite įmonę be taisyklių: darbuotojai ateina kada nori, sąskaitos išrašomos be sistemos, atlyginimai mokami vadovo nuožiūra. Akivaizdu, kad taisyklės būtinos – klausimas tik, ar jos tarnauja įmonės tikslams, ar vadovo baimėms išsklaidyti?

Kodėl reikalingos taisyklės?

Griežtos taisyklės dažnai parodo ne tik norą įvesti tvarką, bet ir tai, kad:

• Vadovas jaučiasi nesaugus

• Vadovas nepasitiki savimi

• Vadovas bijo prarasti kontrolę

Ką parodo griežtos taisyklės?

Taisyklės įmonėje - tai tarsi veidrodis, atspindintis vadovo vidinę būseną:

Liberalios taisyklės atspindi vadovo pasitikėjimą:

• Veikia kaip rekomendacijos ir gairės, ne kaip griežti įsakymai

• Kuria erdvę darbuotojų iniciatyvai ir savarankiškumui

• Skatina darbuotojus ieškoti geriausių sprendimų

• Rodo vadovo vidinį stabilumą ir gebėjimą vadovauti

Griežtos taisyklės labiau išduoda vadovo baimes:

• Akcentuoja bausmes ir pasekmes už nesilaikymą

• Rodo stiprų poreikį viską kontroliuoti

• Slopina darbuotojų iniciatyvą

• Atspindi vadovo vidinį netikrumą ir nepasitikėjimą

Liberalios vs. griežtos taisyklės

Nors už griežtas taisykles atsakingu padaromas vadovas, bet kartais darbuotojai "patys prisiprašo".

• Stipriausiai prieštaraujama toms taisyklėms, kurios parodo darbuotojų silpnybes.
  Pavyzdžiui, jei žmogus turi polinkį vėluoti, jam labiausiai užklius taisyklės apie darbo laiko kontrolę. Tai natūrali gynybinė reakcija - lengviau kritikuoti taisykles nei pripažinti savo trūkumus.

• Daugiausiai pasipriešinimo sulaukia taisyklės, kurios verčia keistis.
  Kai reikia keisti įsisenėjusius įpročius ar darbo metodus, dažnai girdima, kad "anksčiau viskas veikė gerai". Iš tiesų tai signalizuoja ne apie taisyklių netinkamumą, o apie darbuotojų nenorą išeiti iš komforto zonos.

• Ypač neigiamai reaguojama į taisykles, kurios užkerta kelią imitavimui.
  Kai naujos taisyklės reikalauja realaus darbo ir rezultatų, nebelieka galimybės "prastumti" darbus paviršutiniškai. Todėl stipriausiai priešinasi tie, kurie anksčiau darbą imitavo.

Verta paminėti, kad sąžiningai dirbantiems žmonėms nesvarbu kokios taisyklės galioja.

Žmonių reakcija į taisykles

Bet koks taisyklių keitimas - nesvarbu ar griežtinimas, ar švelninimas - neišvengiamai sukelia pasipriešinimą. Kodėl taip nutinka?

• Pokyčiai verčia išeiti iš komforto zonos.
  Net ir teigiami pokyčiai reikalauja keisti nusistovėjusią tvarką, o tai sukelia natūralų diskomfortą.

• Naujos taisyklės reikalauja peržiūrėti senus įpročius.
  Reikia iš naujo permąstyti kaip dirbama, o tai reikalauja papildomų pastangų.

• Keičiantis taisyklėms, didėja asmeninė atsakomybė.
  Drabuotojai dažnai priešinasi ne pačioms taisyklėms, o didesnei atsakomybei, kuri ateina įvedus naujas taisykles.

Taisyklių keitimo paradoksas

Efektyvios taisyklės turėtų atitikti šiuos kriterijus:

1. Būti aiškios ir pagrįstos
   Kiekviena taisyklė turi turėti aiškų tikslą ir logišką pagrindimą - kodėl ji reikalinga ir ką siekiama ja pasiekti.

2. Skatinti atsakomybę, o ne baimę
   Taisyklės turėtų motyvuoti žmones prisiimti atsakomybę už savo veiksmus, o ne veikti iš baimės būti nubaustam.

3. Tarnauti bendram tikslui, o ne kontrolei
   Taisyklių tikslas - padėti efektyviau atlikti darbus, o ne sukurti kontrolės sistemą dėl kontrolės.

4. Būti reguliariai peržiūrimos ir atnaujinamos
   Svarbu periodiškai įvertinti taisyklių aktualumą ir efektyvumą, pritaikyti jas prie besikeičiančių aplinkybių.

Geriausios taisyklės yra tos, kurios padeda žmonėms efektyviau dirbti, o ne apsunkina jų darbą papildoma biurokratija.

Kaip kurti efektyvias taisykles?

Užpildykite formą esančią šiame puslapyje.

Gal norite sužinoti kas slypi už jūsų įmonės taisyklių?