Procesų pokyčių paradoksas: kai visos investicijos ir pastangos neduoda laukto rezultato

Įsivaizduokite situaciją, kuri kartojasi daugelyje įmonių: investuojama į naujas sistemas, samdomi ekspertai, diegiamos pažangios metodikos, o darbuotojai praleidžia daugybę valandų mokymuose. Vadovai skiria maksimalų dėmesį pokyčių įgyvendinimui. Analizė atlikta, problemos identifikuotos, sprendimai parinkti... Tačiau praėjus keliems mėnesiams paaiškėja, kad laukiamas proveržis neįvyko, o kartais situacija tampa net sudėtingesnė nei buvo pradžioje.

PROCESŲ TOBULINIMAS

Atsakymas slypi supratime apie tai, kaip iš tiesų vyksta pokyčiai. Dažnai manoma, kad užtenka identifikuoti problemą ir turėti tinkamus įrankius - ir sprendimas ateis savaime. Tačiau realybėje pokyčiai, kaip ir bet koks mokymasis, vyksta natūraliais etapais, kurių negalima peršokti ar paspartinti, net ir turint geriausius ketinimus.

Pokyčių anatomija: ko dažniausiai nepastebima?

Į šiuos etapus galima pasižiūrėti per kasdienę situaciją - mokymąsi vairuoti automobilį. Ši analogija puikiai iliustruoja, kaip vyksta bet koks sudėtingų įgūdžių formavimas, įskaitant verslo procesų tobulinimą.

Pokyčių etapai: nuo mechaninio kartojimo iki automatinio veikimo

Pabandykim priminti savo pirmąsias vairavimo pamokas automobiliu su mechanine pavarų dėže. Kiekvienas judesys reikalavo sąmoningo dėmesio - kada perjungti pavarą, kada žiūrėti į veidrodėlius, kaip sukti vairą. Viskas atrodė nenatūralu ir reikalavo daug pastangų.

Verslo procesuose šis etapas prasideda nuo simptomų gydymo. Įmonė susiduria su konkrečiomis problemomis ir bando jas spręsti tiesioginiais, akivaizdžiais būdais:

Nespėjama aptarnauti užsakymų? Samdomi papildomi darbuotojai. Daromos klaidos? Rašomos naujos taisyklės. Vėluoja pristatymai? Įvedama griežtesnė kontrolė.

Šie sprendimai atrodo logiški ir paprasti, tačiau greitai sukuria naujų problemų - darbuotojai jaučiasi kontroliuojami, atsiranda papildoma biurokratija, o problemos vis tiek kartojasi.

Šiame etape svarbu suprasti, kad simptomų gydymas, nors ir natūralus pirmasis žingsnis, nėra ilgalaikis sprendimas. Reikia išsiaiškinti tikras problemų priežastis - kliūtis.

Pirmas etapas: Sekimas to ką matau – reakcija į simptomus

Po kelių mėnesių vairavimo nebereikia galvoti apie kiekvieną veiksmą - pavaros perjungiamos automatiškai, o dėmesį galima skirti kelio situacijai.

Procesų tobulinime šis etapas pasireiškia, kai:

Žinomos tiktosios priežastys kodėl procesai stringa
Yra išbandyta kas veikia, o kas neveikia
Žmonės priima pokyčius, nes žino kodėl taip daroma
Procesų dokumentacija tampa natūralia darbo priemone

Antras etapas: Žinomos priežastys ir sprendžiama kas įtakoja efektyvumą

Galiausiai tampama vairuotoju, kuris gali lengvai prisitaikyti prie bet kokio automobilio ar situacijos kelyje. Ne tik intuityviai valdomas automobilis, bet ir jaučiamos jo galimybės.

Verslo procesuose tai reiškia, kad:

Darbuotojai ne tik vykdo procedūras, bet ir supranta jų prasmę
Vadovai adaptuoja procesus prie besikeičiančių aplinkybių
Kokybė užtikrinama ne per kontrolę, o per supratimą
Nuolat ieškoma būdų kaip tobulinti procesus juos automatizuojant

Trečias etapas: Darant pokyčius jau žinoma kaip gali kisti efektyvumas

Proceso pokyčiai nepavyksta dėl to, kad bandoma peršokti natūralius vystymosi etapus. To rezultatas? Po kurio darbuotojai grįžta prie senų darbo metodų.

Kodėl šis supratimas yra esminis?

Pradėti nuo tikslios diagnostikos - identifikuoti kritinius taškus
Suprasti, kad tai kelionė, ne momentinis pokytis
Suplanuoti etapus, skiriant pakankamą laiką kiekvienam etapui
Stebėti progresą

Kaip sėkmingai įgyvendinti procesų tobulinimo pokyčius?

Užpildykite formą esančią šiame puslapyje.